Beantworten von OSIS-BV Eingaben über PrivaSphere
Die vorliegende Kurzanleitung beschreibt, wie in der Verwaltung eine über OSIS-BV eingereichte Eingabe über PrivaSphere beantwortet werden kann.
Hinweis: Die vorliegende Seite ist auch als PDF Dokument verfügbar.
Inhalt
Der Anfang: Die Eingabe über OSIS-BV
Der Ablauf für die Einreichung der Eingabe ist im Detail auf der Seite OSIS-BV Screenshots beschrieben. Im Briefkasten der Organisationseinheit wird nach erfolgreicher Eingabe eine E-Mail mit der Eingabe im PDF-Format als Anhang eingeliefert.
Die nachstehende Abbildung (Klick zum Vergrössern) zeigt exemplarisch eine Eingabe. Der/die SenderIn hat dieses PDF als Quittung ebenfalls im letzten Schritt zum Download angeboten erhalten.
Hinweis: Am Ende der Eingabeseite ist ein Code gedruckt (im Beispiel oben: 829034). Dieser Code ist das zentrale Element für die Zustellung und Abholung der Antwort auf die Eingabe.
Die Eingabe...
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Die Anhänge unseres Beispiels:
Im Folgenden nun der Ablauf für den Versand der Antwort auf die Eingabe in einzelnen Schritten.
Versand mit PrivaSphere
Erfassen der Mitteilung
Nach dem Login (mittels Login/passwort oder Zertifikat) präsentiert sich die Seite mit dem Posteingang von PrivaSphere wie folgt nebenstehend abgebildet.
Durch Klick auf den Link "Neue E-Mail" wird die nächste Maske aufgerufen.
In der Maske "Neue E-Mail" wird zuerst wie von E-Mail Anwendungen gewohnt der Empfänger und der Betreff ausgefüllt. Anschliessend können die Dateianhänge aus dem lokalen Dateisystem ausgewählt ("Datei auswählen") und hochgeladen werden ("Hochladen").
Nachdem der Mailtext erfasst ist, ist dieser Schritt mit Klick auf den Link "Versand vorbereiten" zu beenden.
Setzen der Versandoptionen
Im folgenden wird der Code aus der Eingabequittung (unten auf der Seite, in unserem Beispiel 829034) mit der Antwort verknüpft. Dazu muss zuerst der Link "Enter MUC" geklickt werden.
Hinweis: MUC bedeutet im Kontext von PrivaSphere "Message Unlock Code". Die PrivaSphere Anwendung setzt selber einen MUC, wenn nicht explizit ein anderer eingetragen wird. Dieser MUC ist dem Empfänger im Gegensatz zum Code der OSIS Eingabequittung nicht bekannt und müsste über einen anderen Kanal als E-Mail mitgeteilt werden.
In das Eingabefeld "MUC" wird nun der Code der Eingabequittung (in unserem Beispiel 829034) eingefüllt.
In das Feld "MUC Pickup Text" (maximal 99 Zeichen) füllen Sie bitte den folgenden Text ein (wird auf der Abholwebseite dargestellt):
Bitte geben Sie den Code ein, welchen Sie ganz unten auf der Eingabequittung finden.
Nun müssen die weiteren Versandoptionen gesetzt werden. Diese können (siehe Konfiguration PrivaSphere weiter unten) als Standardwerte korrekt voreingestellt werden.
- Das Feld "Rückantwort vorausbezahlen" sollte nicht selektiert sein.
- Das Feld "Beziehungsvertraulichkeit", "Absender" sollte selektiert sein.
- Das Feld "Beziehungsvertraulichkeit", "Betreff" sollte nicht selektiert sein.
Bei der Versandart gibt es drei grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten:
- Was bisher als "normale Post" gesendet wurde, sollte als "Vertrauliche Mail" versendet werden.
- Was bisher als eingeschriebener Brief gesendet wurde sollte als "Eingeschrieben: Standard E-Mail" versendet werden.
- Was bisher fristrelevant war bzw. mit Rückschein/Gerichtsurkunde gesendet wurde, sollte als „eGov Einschreiben (Empfang nur mit starker Authentisierung durch identifizierte Empfänger)“ versendet werden.
Abholeinladung
Die folgenden Screenshots zeigen den Ablauf für den Empfänger/die Empfängerin der Antwort, welche/r nicht auf PrivaSphere registriert ist. Es wird das Standardlayout von PrivaSphere ohne Anpassungen an das CI/CC des Amtes verwendet.
Diese Abholeinladung kommt mit normaler Mail an. Durch klicken auf den Link öffnet sich der Browser ...
... und der Empfänger/die Empfängerin muss den Code von der Eingabequittung eingeben.
Im Anschluss wird die zuvor versendete Meldung angezeigt.
Kontoeinstellungen PrivaSphere
Die Einstellungen von PrivaSphere sollten grundsätzlich wie in der nebenstehenden Abbildung vorgenommen werden.
Konfiguration PrivaSphere
Eine PrivaSphere-Mailbox kann durch PrivaSphere kundenspezifisch angepasst werden. Die folgenden Screenshots zeigen die Abholeinladung sowie die Webseite einer kundenspezifischen Anpassung am Beispiel des Kantons Thurgau.
Die nebenstehende signierte Mail im CI/CC des Kantons Thurgau wird durch PrivaSphere an den Empfänger gesendet. Nach klicken auf den Link ...
... wird der Browser geöffnet und der Benutzer/die Benutzerin kann sich auf der PrivaSphere Plattform einloggen und ...
... seine Meldung abholen.
Das obige Beispiel ist eine Abholeinladung an einen bei PrivaSphere registrierten Kunden, daher wird nicht der Code von der Abholquittung angefordert, sondern das Passwort des Benutzers auf der PrivaSphere Plattform.