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Anleitungen

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Bestehende UPReg-Nutzerinnen und Nutzer wechseln auf das erneuerte UPReg (Migration)

Anleitung 1: Registrierung eines FIDO2-Geräts/Sicherheitsschlüssels
Anleitung 2: Austausch eines in UPReg hinterlegten Signaturzertifikats



Vorbereitung zur Nutzung von UPReg

Information: Vorbereitungen für die Nutzung des angepassten Schweizerischen Registers der Urkundspersonen UPReg – Übersicht



Software Cygillum

Download Cygillum: www.upreg.ch > Download
Die Version für MacOS wird in Kürze folgen.

Anleitung: Elektronische Urkunden erstellen mit der Software Cygillum des Bundes



Registrierung als Urkundsperson im angepassten UPReg
www.upreg.ch - Registrierung
Video (mp4)     Youtube



Aufnahme von Urkundspersonen in das Schweizerische Register der Urkundspersonen UPReg durch Aufsichtsbehörden

Anleitung: Aufnahme von Urkundspersonen in das Schweizerische Register der Urkundspersonen UPReg durch Aufsichtsbehörden



Identifikation von Urkundspersonen durch Aufsichtsbehörden

Information vom 25. November 2021


Informationen zur Einführung des Registers der Urkundspersone


Um in Ihrem Kanton das Register der Urkundspersonen einzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Untenstehende Formulare ausfüllen (evtl. in PDF umwandeln und signieren) und einsenden. Das BJ erfasst in der Folge die Beurkundungsfunktionen des Kantons im Informatiksystem des Registers.
    - Formular (D et F) „Zuständige Aufsichtsbehörden über Urkundspersonen“ (ausfüllen, in PDF umwandeln, signieren und per E-Mail einsenden)
    - Formular (D) „Funktionen der Urkundspersonen“ (ausfüllen und per E-Mail einsenden)
  • Nach der Benachrichtigung über die Erfassung durch das BJ folgt die Registrierung der verantwortlichen Personen der Aufsichtsbehörden.

Sobald die kantonalen Funktionen im Register definiert und die verantwortlichen Personen der Aufsichtsbehörde im Register freigeschaltet sind, können  Urkundspersonen ihr Gesuch um Eintragung im UPReg erfassen.


FAQ

Elektronische öffentliche Urkunde


Cygillum

Falls Cygillum nicht korrekt geschlossen wurde oder doppelt geöffnet wird, erscheint folgende Fehlermeldung anstelle von Cygillum. Sie können diesen Fehler nicht durch Schliessen des Browsers beseitigen.

Lösung: Starten Sie den Taskmanger durch gleichzeitiges Drücken der Tasten «CTRL»+ «ALT» + «DEL». In alphabetischer Reihenfolge finden Sie «Cygillum» unter C. Klicken Sie den Prozess «cygillum» an und klicken Sie dann unten rechts auf «Task beenden».

Sie können danach Cygillum wieder starten.

1. Deinstallieren Sie Skribble. Löschen Sie den Ordner.
2.Laden Sie unter www.upreg.ch > Download der neuen Version von Cygillum und installieren Sie diese.
Sie haben eine geeignete Version, wenn diese angezeigt wird.

Wenn ein gültiges PDF/A nach Anhang 2 der EÖBV-EJPD mit dem

  • SwissSign Signing Service

  • Skribble mit visueller Darstellung der Signatur

qualifiziert signiert wird, resultiert zwar ein gültig signiertes Dokument, dieses erfüllt aber die genannte PDF/A - Norm nicht mehr vollständig.
veraPDF – von der EU gefördert - weist deshalb einen Fehler aus. In Cygillum ist eine Library von veraPDF integriert. Folglich wird auch in Cygillum ein Fehler angezeigt. veraPDF wird von der dafür zuständigen Stelle der Bundesverwaltung als «Schiedsrichter» akzeptiert. Wird die Option der Signatur ohne visuelle Darstellung der Signatur gewählt, tritt das Problem nicht auf. So geht das: Bei Skribble: Signieren Sie ohne eine visuelle Darstellung der Signatur anzubringen. Bei SwissSign ist eine Signatur ohne visuelle Darstellung nicht möglich.

Urkundspersonen könnten in Cygillum die Vorgabe «PDF Dokument muss PDF/A konform sein» deaktivieren und nach eigener Expertise weiterfahren. Wir raten jedoch davon ab, weil ein entsprechendes Dokument später zur Recht als «Nicht PDF/A konform» zurückgewiesen werden könnte.

Nach der Signatur dürfen Sie keine Änderungen am Dokument vornehmen. Es gibt Programme, die das aber tun, wenn Sie beim Schliessendes PDF die Änderungen nicht ablehnen. Die ungewollte Änderung können Sie rückgängig machen: Öffnen Sie das PDF im Adobe Reader DC. Klicken Sie auf das Füller-Symbol (Unterschriften). Wählen Sie die betroffene Signatur. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie «Unterschriebene Version anzeigen». Speichern Sie das PDF und arbeiten sie mit dieser Version.


Öffentliche Urkunde

Elektronische öffentliche Urkunden sind den Urkunden auf Papier gleichgestellt (vgl. Art. 3 EÖBV).

Privatpersonen können die technischen Elemente von elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen mit dem vom Bund öffentlich zur Verfügung gestellten Validatorsystem prüfen (Art. 19 Abs. 1 EÖBV): www.validator.ch www.validateur.ch www.validatore.ch
Behörden müssen elektronische öffentliche Urkunden grundsätzlich auf ihre Gültigkeit prüfen. Ihnen steht ebenfalls der genannte Validator zur Verfügung (vgl. Art. 19 EÖBV). Unter Umständen kann ein Kanton zudem in der Fachanwendung integrierten Prüfmöglichkeiten vorsehen. Dazu sollten Sie von der im Kanton zuständigen Stelle Auskünfte erhalten.
Beachten Sie weiter, dass die zulässigen elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen in der EÖBV geregelt sind (Art. 11 ff. EÖBV). Wir weisen sodann darauf hin, dass eine Validation nach Artikel 19 EÖBV ausschliesslich die technischen Elemente der elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen prüft, nicht aber deren Inhalt. Die Frage der Gültigkeit der öffentlichen Urkunde bzw. des Inhalts der öffentlichen Urkunde richtet sich nach dem jeweils massgeblichen Bundesrecht oder kantonalem Recht.

Das Vorgehen zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen ist in Art. 10 ff EÖBV sowie in Art. 4 ff. EÖBV-EJPD (SR 211.435.11) beschrieben.

Dabei ist besonders auf Folgendes hinzuweisen:

  • Eine Urkundsperson muss Ausgangsdokumente in PDF/A erstellen können. Die Dokumente müssen dabei alle für die Urkunde relevanten Informationen enthalten und sollten so wenig Speicherplatz wie nötig beanspruchen (z. B. Farbe und Auflösung optimieren), (vgl.Art. 4 EÖBV-EJPD).
  • Ein qualifiziertes Zertifikat gemäss ZertES (Art. 10 Abs. 1 Bst. d EÖBV).
  • Eine Signatursoftware zum Anbringen einer Signatur mit dem vorgenannten qualifizierten Zertifikat (DieseSoftware wird oft zum verkauften Zertifikat mitgegeben). Wird ein Signaturdienst verwendet, welcher zur Anbringung derSignatur das Hochladen des Dokuments auf einen Server vorsieht, muss das signierte Dokument inder Regelwieder auf den PC geladen werden. Es kann allerdings auch Ausnahmen davon geben (vgl. Art. 10 Abs. 4 und Art. 20 Abs. 1 Bst. b EÖBV).
  • Eine Softwarelösung,die Zulassungsbestätigung aus UPReg anbringen kann. Der Bund bietet eine solche Software unentgeltlich an («Cygillum»). Es dürfen jedoch auch andere Dienste in Anspruch genommen werden,welche diese Funktionalität beherrschen(vgl. Art. 10 Abs. 4 und Art. 20 Abs. 1 Bst. b EÖBV).
  • Einen FIDO 2-Sicherheitsgerät. Gegenwärtig werden vom neuen UPReg folgende Modelle des Herstellers «Yubikey» unterstützt (die Unterstützung von weiteren Produktenwird im Laufe des kommenden Jahres möglich sein): 
    o YUBIKEY 5 NFC mit USB-A Anschluss;
    o YUBIKEY 5C NFC mit USB-C Anschluss.
    Es wird der Erwerb von mindestens zwei FIDO2-Gerät empfohlen (der zweite FIDO2-Gerät dient als Ersatz).
  • Einen Computer mit mindestens Windows 10 oder macOSCatalina. Auf anderen Betriebssystemen, insbesondere Linux oder älteren Version von Windows oder macOS, ist die Funktionalität grundsätzlich möglich, es wird aber kein Support angeboten.
  • Internetzugang. Wichtig ist, dass die Möglichkeit besteht mittels FIDO 2-Gerät zu signieren und zu authentisieren. Es gibt Netzwerkeinstellungen (z. B. «Proxys»), welche keine Verbindung zulassen. Hier kann Ihnen nur Ihre Netzwerkadministratorin bzw. Ihr Netzwerkadministratorhelfen –sie bzw. er muss den Zugang zulassen.
    Eine Anleitung zum Testen finden Sie hier: Deutsch, Französisch.
  • In Ihrem Kanton in Ihrer Domäne (Notariat, Zivilstandwesen, Handelsregister, Grundbuch) muss die Erstellung elektronischer Urkunden erlaubt sein.

Wie bereits in der Antwort auf die Frage «Was mache ich, wenn ich eine elektronische Urkunde erhalte?» ausgeführt, richtet sich die Frage der Gültigkeit der Urkunde bzw. des Inhalts der Urkunde nach dem jeweils massgeblichen Bundesrecht oder kantonalem Recht.

Eine andere Frage ist diejenige, nach der Gültigkeit der technischen Elemente: Grundsätzlich gibt es keine zeitliche Begrenzung der Gültigkeit der technischen Elemente der elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen. Allerdings lässt sich nach einem Zeitraum von über 10 Jahren die Gültigkeitsinformation zur eingesetzten Signatur unter Umständen nicht mehr verifizieren (vgl. Art. 12 ZertES und Art. 9 VZertES).

Nein, nach der gegenwärtigen Rechtslage muss die Urkundsperson das Original der öffentlichen Urkunde auf Papier erstellen (Art. 11 Abs. 1 EÖBV). Die zulässigen elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen sind in den Artikeln 11 ff. EÖBV geregelt.


Zulassungsbestätigung & Signatursoftware 

Gestützt auf Artikel 21 Absatz 1 EÖBV beträgt die Gebühr für die Ausgabe der Zulassungsbestätigung pro Dokument gegenwärtig 2 CHF.

Ersuchen Sie nach Erhalt der Rechnung um deren Stornierung und begründen sie dies.

Ein gültiges qualifiziertes elektronisches Zertifikat nach ZertES (SR 943.03) ist zwingende Voraussetzung für die Erstellung einer elektronischen öffentlichen Urkunde (Art. 10 Abs. 1 Bst. d EÖBV [SR 211.435.1]).

Qualifizierte Zertifikate müssen die Anforderungen des ZertES (SR 943.03) erfüllen. Eine weitere Unterscheidung sieht der Gesetzgeber nicht vor.Es gibt Unterschiede bezüglich Hardwarevoraussetzungen, Installationserfordernissen, Verbindung mit dem Internet, etc. Konsultieren Sie dazu die Anbieter. Das BJ bietet zu Marktprodukten weder eine Beratung noch einen Support an.

Wer ein Signaturzertifikat braucht, muss dieses selber beschaffen und bezahlen.

Eine Signatursoftware die in der Lage ist, mit dem qualifizierten Zertifikat Ihrer Wahl eine gültige Signatur anzubringen.

Nach Artikel 7 Absatz 1 EÖBV-EJPD kann die elektronische Signatur der Urkundsperson fakultativ mit einer im Dokument sichtbaren Darstellung verknüpft werden. Mit anderen Worten beeinflusst das Fehlen oder das Vorhandensein einer sichtbaren Darstellung der Signatur deren Gültigkeit nicht. Es kann also sein, dass das Dokument (gültig) signiert worden ist, und die elektronische Signatur nicht unmittelbar visuell wahrnehmbar ist. Ob das Dokument (gültig) signiert worden ist, können Sie mit dem Validator prüfen:  www.validator.ch / www.valdateur.chwww.validatore.ch

Konsultieren Sie dazu dieAnbieter. Das BJ bietet zu Marktprodukten weder eine Beratung noch einen Support an.

Es ist der elektronische Nachweis, wonach die Person, die eine elektronische öffentliche Urkunde oder eine elektronische Beglaubigung erstellt, im Zeitpunkt der Erstellung dazu befugt war (Art. 2 Bst. b EÖBV).

Zum Anbringen einer Zulassungsbestätigung ist eine Software nötig. Diese prüft, ob das unterzeichnete Dokument ein gültiges Format aufweist, und ob darauf eine gültige qualifizierte Signatur angebracht wurde. Danach ruft die Software bei UPReg die Zulassungsbestätigung der Urkundsperson ab, die das Dokument unterzeichnet hat (vgl. Art. 9 EÖBV-EJPD). Sind die Voraussetzungen erfüllt (vgl. 11 EÖBV-EJPD), gibt UPReg die Zulassungsbestätigung aus und die Software setzt diese auf das Dokument wofür die Zulassungsbestätigung abgerufen worden ist.

Cygillum ist eine vom Bund unentgeltlich zur Verfügung gestellte Software. Cygillum kann (ausschliesslich) Zulassungsbestätigungen anbringen. Dabei verlässt das zu signierende Dokument den Computer bzw. die lokale Arbeitsumgebung der Urkundsperson nie (kein Uploaden erforderlich).

Es gibt derzeit auch Softwarelösungen, die den ganzen Prozess von der Signatur bis zur Anbringung der Zulassungsbestätigung ermöglichen. Diese Produkte gibt es als Serverlösung (Upload des Dokuments erforderlich) und als lokale Softwarelösung (kein Uploaden erforderlich). Konsultieren Sie für Einzelheiten bitte die Anbieter. Das BJ bietet zu Marktprodukten weder eine Beratung noch einen Support an.

Die Software des Bundes «Cygillum» stellt diese Möglichkeit zur Verfügung. Zur Frage ob und wie diese Möglichkeit auch von anderen Softwarelösungen angeboten wird, konsultieren Sie bitte die jeweiligen Anbieter. Das BJ bietet zu Marktprodukten weder eine Beratung noch einen Support an.

Zur Prüfung ihrer Funktionsfähigkeit mit UPReg müssen FIDO2-Geräte vorgängig technischen Tests unterzogen werden. Bisher wurden von UPReg die NFC-Geräte des Herstellers «Yubikey» getestet. Die Testung und damit Unterstützung von weiteren Produkten wird nach Mitte 2022 auf Anfrage möglich sein. Das Anmeldeverfahren des Anbieters Windows, das sog. «Windows Hello», wird zurzeit nicht unterstützt. Eine Testung kann auf Anfrage frühestens Mitte 2023 vorgenommen werden. Schliesslich weisen wir darauf hin, dass das BJ keinen Support zu FIDO2-Geräten anbietet. 


FIDO2

Wir empfehlen den Erwerb von mindestens zwei FIDO2-Geräten (das zweite FIDO2-Gerät dient als Ersatz).

Falls Sie ein Ersatz-FIDO2-Gerät haben, nutzen Sie dieses. Besorgen Sie Ersatz und verbinden dieses mit UPReg. FIDO2-Geräte können grundsätzlich nicht repariert werden; auch bei einem Garantiefall erhalten Sie ein neues Gerät, das wieder frisch registriert werden muss. Falls Sie ihr letztes FIDO2-Gerät verloren haben, müssen Sie ein neues Gerät kaufen und den Recovery-Prozess nutzen.

Wechseln Sie den Zertifikatsanbieter –grundsätzlich ist ein Zertifikatswechsel nur noch in diesem Fall erforderlich –klicken Sie bitte auf den Supportprozess Zertifikatswechsel und folgen dem Menü. Sie müssen zudem alle Authentifikationsmittel und die PUK bereithalten.

Da auch bei einem Signierservice, wie generell bei jedem technischen Produkt, Fehler nie gänzlich auszuschliessen sind, empfehlenwir –analog zum FIDO2-Gerät –sicherheitshalber ein zweites Signaturzertifikat in UPReg zu hinterlegen. Mit Vorteil wählen Sie Zertifikate von mehreren Anbietern. Damit könnte eine Urkundsperson auch dann arbeiten, wenn das erste Zertifikat –aus welchenGründen auch immer –nicht funktionieren sollte. Diese Vorsichtsmassnahme empfehlen wir deshalb, weil UPReg nach einer allfällig in bestimmten Fällen nötigen Reaktivierung des Services in der Regel erst nach Mitternacht wieder Zulassungsbestätigungen auf Basis der neuen qualifizierten Signatur ausgeben kann. Diese Verzögerung ist technisch bedingt.


Ersetzen

Nein. Aber bitte wechseln Sie aus Sicherheitsgründen das Passwort regelmässig und wählen sie dabei bitte Passwörter, die man nicht erraten kann (nicht: 1234 oder 0000, «Passwort», Geburtsdatum, Namen von Bekannten, Kontrollschilder, über die sozialen Medienauffindbare Informationen, od. ä.).

Grundsätzlich kann ein neues bzw. weiteres FIDO2-Gerät immer hinzugefügt werden. Geht das eine FIDO2-Gerät nicht mehr, nutzen Sie zunächst das andere auf UPReg registrierte FIDO2-Gerät. Haben Sie kein weiteres FIDO2-Gerät mehr, das mit UPReg funktioniert, müssen ein neues FIDO 2-Gerät einsetzen. In diesem Fall konsultieren Sie bitte den sog. «Supportprozess FIDO2-Gerät» und folgen der Menüführung. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Prozess alle anderen Authentifikationsmittel und die PUK bereithalten müssen.

Ein Ersetzen der PUK ist nur in Verbindung mit dem Einsatz aller anderen Identifikationsmittel möglich. Folgen Sie dem Supportprozess «PUK ersetzen».

Ist der Ersatz der Identifikationsmittel nicht möglich, weil z. B. zu viele Identifikationsmittel fehlen, dann ist eine erneute Identifikation durch die zuständige Aufsichtsbehörde nötig.

Wird eine Urkunde im Adobe Reader geöffnet und anschliessend gespeichert, kann es vorkommen, dass das gespeicherte Dokument als «Anpassung des Dokuments» im Anschluss an die Anbringung der Signatur interpretiert wird. Tritt dieser (seltene) Fall auf, verwenden Sie das tatsächlich signierte Dokument (nicht eine Kopie davon; natürlich nur, falls Sie es gespeichert haben) oder eine frühere Version davon.


Wechsel vom alten auf das neue UPReg


Das ist nicht korrekt: Sie müssen bis Ende März 2022 die Verknüpfung mit dem FIDO2-Gerät (Anleitung 1) abgeschlossen haben. Siehe: www.upreg.ch > Anleitungen

Da Sie bereits in UPReg registriert sind, wählen Sie bitte das Menu «Migration» aus. Der gewählte Aufschaltprozess kommt ohne neue Identifikation aus. Beachten Sie bitte den Ablauf, der im Video beschriebenen wird.

Sämtliche SuisseIDs werden am 15. Dezember 2021 vom Anbieter (SwissSign AG, CHE - 109.357.012) revoziert, also als ungültig erklärt. Dies gilt auch dann, wenn auf der Karte ein längeres Gültigkeitsdatum angegeben ist. Falls Sie den einfachen Migrationsprozess nutzen wollen, müssen Sie den Wechsel auf ein Zertifikat nach Artikel 10 Absatz 1 Buchstabe d EÖBV (SR 211.435.1) vor dem 15. Dezember 2021 abgeschlossen haben.


Urkundsperson


Elektronische öffentliche Urkunden können nur von Urkundsperson erstellt werden, welche auch öffentliche Urkunden auf Papier herstellen können (Art. 2 Bst. a EÖBV). Zusätzlich müssen diese Urkundspersonen in UPReg von einer zuständigen Stelle genehmigt sein (Art. 6 Abs. 2 und 8 EÖBV).

Zuerst müssen Sie prüfen, ob Sie in Ihrer Domäne (Notariat, Zivilstandswesen, Handelsregister, Grundbuch) in Ihrem Kanton elektronische öffentliche Urkunden erstellen dürfen. Für die Registration konsultieren Sie bitte folgendes Video
.
Gehen Sie danach auf www.upreg.ch , wählen sie «Neueintrag» und folgen Sie bitte den Schritten gemäss Menuführung auf der Webseite. Danach wird ein Gesuch erzeugt. Stellen Sie dieses bitte der Aufsichtsstelle zu, die für Ihre Funktion zuständig ist.

Nach der Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie elektronische öffentliche Urkunden oder elektronische Beglaubigungen erst ab dem Folgetag erstellen können (nach 24:00 Uhr des Tages, an welchem die Genehmigung erfolgt ist)


Aufsichtsbehörde


  • Ein qualifiziertes Zertifikat gemäss ZertES (SR 943.03) oder ein B - Zertifikat des Bundes.
  • Im Übrigen wird auf die Antwort auf die Frage «Über welcheVoraussetzungen muss eine Urkundsperson verfügen, damit ich überhaupt elektronische öffentliche Urkunden erstellen kann? (Voraussetzungen)» verwiesen.

Es wird ein qualifiziertes Zertifikat nach ZertES oder ein Signaturzertifikat des BIT auf Smartcard oder USB-Stick benötigt («gleiches Zertifikat wie für Infostar und VOSTRA» -kontaktieren Sie diesbezüglich Ihre zuständige kantonale Stelle).

Die Freischaltung in UPReg erfolgt durch die jeweils zuständige Behörde (vgl. Art. 8 EÖBV). Diese muss Anträge sehr genau prüfen. Wie dies im Einzelnen konkret zu geschehen hat (z. B. physisches Erscheinen der Urkundsperson bei der Aufsichtsbehörde usw.), ist ein Entscheid der zuständigen Behörde: Sie hat die Verantwortung betreffend Richtigkeit der freigehaltenen Angaben. 

Eine verlässliche Identitätsprüfung alleine gestützt auf elektronische Dokumentation ist nicht möglich. Eine Prüfung unter Heranziehen zusätzlicher Massnahmen (z. B. Anruf, Video, persönliches Erscheinen, usw.) istauf jeden Fall erforderlich. Die zuständige Stelle trägt die Verantwortung der Richtigkeit der freigehaltenen Angaben (vgl. Art. 8 EÖBV).

Zunächst einmal können sich Urkundspersonen selber deaktivieren. Alternativ kann dies auch durch die zuständige Aufsichtsbehörde erfolgen. In diesem Fall ist ein Einverständnis der Urkundsperson nicht erforderlich.



FAQ PDF

Information DE: Häufig gestellte Fragen



Test der Funktionalität des FIDO2-Geräts auf Ihrem Computer

Anleitung: (Nur ausführen, falls Ihr FIDO2-Gerät (YubiKey) nicht erkannt wird)



Informationsschreiben des Bundesamtes für Justiz
Lettres d'information de l'Office fédéral de la justice
Lettere informative dell'Ufficio federale di giustizia

E-Mail vom 31. Januar 2022, Erinnerung zur Migration 

E-Mail vom 29. November 2021 bei Lancierung des angepassten UPReg (d/f)

E-Mail vom 1. November 2021 an die SuisseID-Nutzenden (d/f)

Newsletter Mai 2021 Deutsch   Français

Schreiben des BJ vom vom 8. Juli 2020; Lettre de l'OFJ du 8 juillet 2020; Lettera dell'UFG dell'8 luglio 2020

Schreiben des BJ vom 4. März 2014

Schreiben des BJ vom 5. Dezember 2013

Schreiben des BJ vom 19. November 2013



Weitere Informationen

Technische Beschreibung der Zulassungsbestätigungssignatur (PDF). Siehe dazu auch die Interpellation Dobler.