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Produkt und Service OSIS-BV (Verwaltungsbriefkasten)

Inhaltsverzeichnis

Was ist OSIS-BV?

OSIS-BV ist ein Standardsystem (Produkt und Service), der es Ämtern der Bundesverwaltung erlaubt, rasch ein sicheres, formularbasiertes und für Benutzerinnen und Benutzer einfaches Eingabesystem (Eingabeplattform) gemäss Verwaltungsverfahrensgesetz und der zugehörigen sog. Übermittlungsverordnung (in Kraft seit 1. Januar 2011) bereitzustellen. OSIS-BV basiert auf dem Produkt Open eGov Secure Inbox Service (OSIS).

Das folgende Video zeigt den Einsatz von OSIS-BV anhand einer einfachen Eingabe:

Die folgende Abbildung zeigt OSIS BV im Zusammenspiel mit den Abläufen in der Verwaltung sowie existierenden Zustellplattformen (zum vergrössern, Bild anklicken):

OSIS-BV ist ein mandantenfähiger einfacher Formularprozess auf einer sicheren Internet-Plattform, die unter einem https-Zertifikat der Bundesverwaltung im Auftrag des Bundesamts für Justiz betrieben wird. Die Person, die eine formelle Eingabe (Verfahrenseingabe) via OSIS-BV erfassen will, identifiziert sich zuerst über ihre SuisseID, erfasst über ein elektronisches Formular ihre postalischen und elektronischen Kontaktinformationen und lädt zum Schluss ihre qualifiziert signierten Schriftstücke (Gesuche, Einsprachen, Beschwerden etc.) und zugehörige Beilagen hoch. 

Die über OSIS-BV erfasste Eingabe wird nach der Validierung direkt und in verschlüsselter Form an das interne Mail-System des Empfängers (des Amtes) übermittelt. Es erfolgt keine Zwischenspeicherung der Eingaben. Als Übergabepunkt auf Seite des Amtes dient typischerweise eine sog. Gruppenmailbox mit Verschlüsselungszertifikat .

Nach Abschluss der Eingabe über OSIS-BV kann bzw. muss von der Senderin / dem Sender eine elektronisch signierte und zeitgestempelte Quittung der Eingabe als PDF abgespeichert werden. Die ausgestellte Quittung geht gleichzeitig auch an den Empfänger (das Amt). Sie enthält für beide Seiten verbindlich den genauen Eingabezeitpunkt, alle bei der Eingabe erfassten strukturierten Daten (Absenderidentifikation und Kontaktdaten), den Betreff, den Mailtext und die sog. Fingerprints (Hashes) von übermittelten elektronischen Schriftstücken (signierte und unsignierte Beilagen).

Die Quittung enthält ebenfalls einen individuellen, vom System generierten Code (Message Unlock Code, MUC),  mit dem die Antwort des Amtes an die Senderin / den Sender bei der Zustellung über eine sog. anerkannte Zustellplattform (z.B. PrivaSphere, IncaMail etc.) codiert und damit sicher übermittelt werden kann.

OSIS-BV protokolliert jede erfolgte Eingabe unter einer Identifikationsnummer. Im Protokoll werden die e-Mail Adresse der Senderin / des Senders, die Empfängeradresse des Amtes (Mandant), der genaue Zeitpunkt der Eingabe und der Fingerprint (Hash) der ausgestellten Quittung festgehalten. 

Der Eingangsschirm von OSIS-BV präsentiert sich wie folgt (zum Vergrössern Bild anklicken):

Das Amt kann den Startlink auf seinen mit Logo personalisieren OSIS-BV Mandanten ganz einfach auf seine Hompage setzen. Benutzerinnen und Benutzer gelangen mit einem Mausklick in den Eingabeprozess und die Eingabe trifft sofort nach deren Abschluss in verschlüsselter Form in der mit dem Mandanten verbundenen Gruppenmailbox des Amtes ein.

Was ist der Mehrwert eines OSIS-BV Mandanten?

Behörden müssen über eine sog. anerkannte Zustellplattform erreichbar sein. Zustellungen der Behörde an Private müssen über eine anerkannte Zustellplattform (verschlüsselt und protokolliert) erfolgen. Damit müssen Behörden in jedem Fall über einen Account bei einer anerkannten (privaten) Zustellplattform verfügen.

OSIS-BV - obschon auch als anerkannte Zustellplattform positioniert - bietet bewusst keine Funktionen für ausgehenden Verkehr, d.h. die Zustellung an Private und soll auch bewusst nicht als sichere Kommunikationsplattform für den Verkehr zwischen Privaten benutzt werden können. Siehe zur gesamten Thematik ausführlich die Seiten OSIS-BV Kontext  mit einer Darstellung der Regelung der Verfahrensgesetze und OSIS-BV Bestellung  mit einer Darstellung dazu, was es eingangs- und ausgangsseitig bei einer Behörde alles braucht (qualifizierte Zertifikate, Signierapplikationen, Gruppenmailbox, Konto bei Zustellplattform etc.), um die Anforderungen der Verfahrensgesetze zu erfüllen.

Nun, wo liegt der Mehrwert für eine Behörde, zusätzlich zu einem Konto bei einer anerkannten (privaten) Zustellplattform, einen OSIS-BV Mandanten als zweiten Eingangskanal zu offerieren?

Damit Private an Behörden übermitteln können, müssen sie selbst auf einer anerkannten (privaten) Zustellplattform registriert sein. Die dort registrierten Benutzer verfügen oft über eine Anbindung via Outlook an die Zustellplattform und arbeiten damit aus einer Mail Umgebung heraus (d.h. nicht formularbasiert). Nicht bei einer (privaten) Zustellplattform registrierte Benutzer können keine Eingaben an eine Behörde machen, ausser die Behörde ermöglicht, typischerweise über einen einfachen, bei der Zustellplattform betriebenen Formularprozess, auf ihre Kosten gleichwohl eine Eingabe zu übermitteln. 

Und hier sind wir bei der Funktionalität von OSIS-BV: OSIS-BV ist ein Formularprozess der Bundesverwaltung selbst, der wie eine anerkannte (private) Zustellplattform über alle Eingaben eine Quittung ausstellt, diese protokolliert und direkt und verschlüsselt an die Eingangsmailbox der Behörde (Gruppenmailbox) übermittelt. Dies aber ohne Kosten für die Behörde. Weiter weist OSIS-BV bzw ein OSIS-BV Mandant folgenden Mehrwert auf und ist damit sinnvolle Ergänzung zum Konto auf der anerkannten (privaten) Zustellplattform:

  1. Nicht auf einer anerkannten (privaten) Zustellplattform registrierte Private können Eingaben übermitteln. Sie klicken dazu einfach auf einen Link, der auf der Homepage der Behörde platziert wird.
  2. Der Eingabeprozess erfolgt unter dem CD der Behörde (CD-Bund) und - wenn viele Behörden des Bundes OSIS-BV nutzen - auch überall in der Bundesverwaltung für die Benutzerinnen und Benutzer gleich, standardisiert, einfach und selbsterklärend und wird kaum Supportaufwand bei der Behörde verursachen.
  3. Der Identifikationsprozess bei der sog. formellen Eingabe erfolgt über die SuisseID. Die Identität des Senders ist über die SuisseID garantiert (sog. elektronischer Identitätsnachweis, elektronischer Pass/Identitätskarte). Eine Registrierung ist damit nicht notwendig. Praktisch alle qualifizierten Zertifikate im Schweizer Markt haben heute SuisseID Funktionalität.
  4. Für Private, die weder über eine SuisseID noch über ein qualifiziertes Zertifikat verfügen, steht in OSIS-BV mit der sog. Einfachen Eingabe ein Ventil zur Verfügung, damit sie gleichwohl die Behörden auf sicherem und nachvollziehbarem Weg erreichen können. Es ist dem Ermessen der Behörde überlassen, ob sie Eingaben (ohne qualifizierte Signatur und SuisseID Identifikation) im Rahmen von Verwaltungsverfahren annimmt.
  5. Die gesamte über OSIS-BV erfasste Eingabe (gesamter Inhalt) wird in der Eingabequittung beglaubigt. Die Behörde erhält das gleiche elektronisch signierte Quittungsdokument. So funktioniert OSIS-BV im Sinne eines elektronischen Notariatsdienstes, die für beide Kommunikationspartner verbindlich die gesamte übermittelte Information und der genaue Zeitpunkt der Übermittlung nachvollziehbar festhalt.
  6. Die in dem - pro Mandant einfach anpassbaren - Formularprozess gewonnenen strukturierten Daten und übermittelten Dokumente können bei der Behörde auch automatisiert verarbeitet werden, z.B. in ein Geschäftsverwaltungssystem importiert werden (strukturierte Daten als Metadaten und übermittelte Dokumente als Belege)
  7. Gerade in der Bundesverwaltung mit ihren Bewilligungsprozessen sind wesentlich mehr elektronische Eingaben als elektronische Zustellungen zu erwarten. Wer will schon eine Bewilligung in elektronischer Form? Und Bewilligungsprozesse sind meist Formularprozesse ...

Wer hat OSIS-BV entwickelt und ab wann können Ämter einen Mandanten eröffnen?

Das Bundesamt für Justiz hat den OSIS-BV Standardmandanten für seine Zwecke entwickelt. Ämter der Bundesverwaltung können einen Standard-Mandanten unter ihrem Logo und ihrer Amtsbezeichnung eröffnen lassen. Eröffnung und Test eines Mandanten entspricht einem Aufwand von ca. 2 Arbeitstagen (Logoanpassung, mandantenspezifische Daten und Verbindung zu Gruppen-Mailaccount, Test und Kommunikation mit dem Amt), sofern das Amt keinerlei Anpassungen am Formularprozess des Standard-Mandanten vornehmen will.

Die Formulare eines OSIS-BV Mandanten können von den Ämtern bei Bedarf angepasst werden, sofern die im Standard-Mandanten enthaltene Datenerfassung deren Bedürfnisse nicht voll abdeckt (z.B. wenn zusätzlich die Sozialversicherungsnummer (gesetzliche Grundlage erforderlich) oder ähnliche Daten mit erfasst werden sollen etc.). Ämter können für bestimmte Geschäftsprozesse auch separate OSIS-BV Mandanten mit jeweils auf den Geschäftsprozess adaptierten Erfassungsformularen einfach und mit wenig Aufwand erstellen und deren Eingaben auf die gleiche oder separate Gruppenmailbox(en) übermitteln lassen. Die Eingaben können auch auf eine bestehende E-Mail Adresse (beispielsweise registratur@amt.admin.ch) weitergeleitet werden, sofern für diese ein gültiges Verschlüsselungszertifikat der AdminPKI  bestellt und installiert wird.

Online-Zahlung - Kombinationsmöglichkeit mit dem Open eGov PayGov-System

OSIS-BV lässt sich auch einfach mit der elektronischen Kasse von Open eGov, dem PayGov-System  oder (aufwändiger) auch direkt mit dem Adminpay-System  der Post kombinieren. Beim PayGov-System leisten Benutzerinnen und Benutzer eine Vorauszahlung zu Gunsten des Amtes und erhalten dafür eine elektronisch signierte PayGov-Quittung. Diese Quittung wird dann im OSIS-BV Mandanten bei der Eingabe als Zahlungsbeleg hochgeladen. Die im PayGov-Mandanten des Amtes bzw. des Geschäftsprozesses geleistete Zahlung wird dem Amt dann auf Basis eines Vertrages mit der Schweizerischen Post vergütet.

Aktueller Einsatz

OSIS-BV wird im Moment vom Bundesamt für Justiz (BJ) und vom Bundesamt für Kommunikation (BAKOM) für die elektronische Übermittlung im Rahmen von Verwaltungsverfahren genutzt:

Geplante Schritte

In einem nächsten Entwicklungsschritt sollen mit der Eingabe auch strukturierte Daten übermittelt werden, so dass eine nachgelagerte Verarbeitung in GEVER möglich ist. Da die Workflows mit GEVER in der Bundesverwaltung aktuell aber noch wenig verbreitet sind, wurden noch keine konkreten Erweiterungen an OSIS vorgenommen.

Zu weiteren Informationen über OSIS-BV:


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