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Produit et Service OSIS-BV (Boîte aux lettres administrative)

Sommaire

Qu'est-ce qu'OSIS-BV?

OSIS-BV est un système standard (produit et service) qui permet aux administrations fédérales de proposer aux utilisateurs un système de saisie (plateforme de saisie) simple et convivial basé sur des formulaires, conformément à la loi sur la procédure administrative et de l'ordonnance sur la communication électronique (en vigueur de puis le 1er janvier 2011). OSIS-BV est basé sur le produit Open eGov Secure Inbox Service (OSIS).

La vidéo suivante montre comment utiliser OSIS-BV sur la base d'une requête simple:

 

L'illustration suivante fournit un aperçu du rôle d'OSIS BV dans les procédures administratives et les plate-formes de messagerie existantes (cliquer sur l'image pour l'agrandir):

OSIS-BV est un système de formulaires multi-clients convivial qui fonctionne sur une plate-forme Internet sécurisée. Cette dernière utilise un certificat https de l'administration fédérale et est exploitée pour le compte de l'Office fédéral de la Justice. Une personne qui souhaite effectuer une saisie formelle (saisie de procédure) par OSIS-BV s'identifie via sa SuisseID, indique dans le formulaire en ligne ses coordonnées postales et électroniques et importe ensuite ses documents accompagnés d'une signature qualifiée (demandes, réclamation, recours, etc.) ainsi que les fichiers annexes.

Une fois validées, les données saisies via OSIS-BV sont transmises directement et sous forme chiffrée au système de messagerie interne du destinataire (l'office), en général par une boîte aux lettres collective avec certificat de cryptage.  Les données ne sont pas mises en cache.

Une fois la saisie sur OSIS-BV terminée, l'expéditeur peut / doit enregistrer un reçu électronique signé et horodaté au format PDF. Le reçu est également transmis au destinataire (l'office). Il contient la date et l'heure exactes du transfert (information contraignante pour toutes les parties) ainsi que toutes  les données structurées saisies (identifiants et coordonnées de l'expéditeur), l'objet et le texte du message et les empreintes numériques (hashes) des documents électroniques transmis (annexes signées et non signées).

Le reçu comprend également un code individuel généré par le système (Message Unlock Code, MUC) qui permet à l'office d'encoder sa réponse et de la renvoyer à à l'expéditeur de manière sécurisée par une plate-forme de messagerie reconnue ( par ex. PrivaSphere, IncaMail etc).

OSIS-BV dresse un procès-verbal de toutes les communications effectuées sous un numéro d'identification. Le document comporte l'adresse courriel de l'expéditeur, l'adresse de l'office destinataire (client), la date et l'heure exacte de la communication et l'empreinte numérique (hash) des reçus émis. 

L'écran de d'accueil d'OSIS-BV se présente de la manière suivante (cliquer sur l'image pour l'agrandir):

L'office peut insérer le lien muni d'un logo OSIS-BV sur sa page d'accueil. Les utilisateurs accèdent d'un clic de souris au processus de saisie. Les données insérées sont immédiatement transmises sous une forme cryptée à la boîte aux lettres collective de l'Office connectée avec le client.

Quel avantage offre OSIS-BV?

Comme les administrations doivent être joignables par une plate-forme de messagerie reconnue et qu'elles doivent pouvoir envoyer des données aux particuliers par la même voie, elles doivent donc impérativement disposer d'un compte sur une plate-forme de distribution (privée) reconnue.

Même si elle est une plateforme de messagerie reconnue, OSIS-BV renonce aux fonctionnalités liées au trafic sortant (envoi aux particuliers). Elle n'est pas destinée à être utilisée comme plate-forme de communication sécurisée entre particuliers. Des informations détaillées à ce sujet figurent sur la page OSIS-BV contexte, avec une description des bases légales sur les codes de procédures, ainsi que sur la page OSIS-BV Commande, qui présente les éléments dont une administration doit disposer (certificats qualifiés applications de signature, boîte aux lettres collective, compte chez une plateforme de messagerie, etc.) pour répondre aux exigences des codes de procédures.

Quel est l'avantage pour une administration de proposer un client OSIS-BV comme second canal d'entrée, en plus d'un compte sur une plate-forme (privée) de distribution?

Les particuliers qui sont inscrits sur une une plate-forme de messagerie (privée) reconnue utilisent en général Outlook pour se connecter à cette plate-forme et communiquer de manière sécurisée avec les autorités. Pauisqu'ils utilisent le courriel, ils n'ont pas besoin de recourir à des formulaires. Par contre, les utilisateurs qui ne disposent pas d'un compte sur une plate-forme de messagerie (privée) ont besoin de ces formulaires, mis à disposition par l'administration, pour transmettre leurs données.

En tant que plate-forme de distribution (privée), le processus de formulaire de l'administration fédérale OSIS-BV génère un reçu pour les  communications entrantes, dresse un procès-verbal et transmet les données à la boîte de réception de l'administration (boîte aux lettres collective). Les avantages d'OSIS-BV décrits ci-dessous complètent les fonctions offertes par un compte sur une plate-forme de messagerie (privée) reconnue:

  1. Un particulier qui ne dispose pas d'un compte sur une plate-forme (privée) reconnue peut tout de même communiquer de manière sécurisée avec l'administration en cliquant sur le lien qui figure sur le site internet de l'autorité à laquelle il veut s'adresser.
  2. Les masques de saisie sont conformes à l'identité visuelle de la Confédération. Si l'utilisation d' OSIS-BV se généralise au sein de l'administration, les utilisateurs profiteront d'un outil standardisé, simple et convivial qui pourrait même se passer de la mise en place d'un service de support.
  3. Dans la procédure de "saisie formelle", l'identification se fait par la SuisseID qui garantit l'identité de l'expéditeur (identification électronique ou passeport / carte d'identité électronique). Une inscription n'est donc pas nécessaire. Pratiquement tous les certificats qualifiés disponibles sur le marché suisse offrent la fonction SuisseID
  4. La "saisie simple" permet aux particuliers qui ne disposent pas de la Suisse ID ni de certificat qualifié de joindre facilement l'administration de manière sécuriée. Chaque autorité peut choisir d'accepter ou non les saisies (sans signature qualifiée et l'identification SuisseID) dans les procédures administratives.
  5. L'ensemble des données transmises par OSIS-BV sont validées par un reçu signé électroniquement, dont l'administration obtient un exemplaire. Le système fonctionne ainsi comme un service de notariat électronique et dresse à l'intention des deux parties un procès-verbal de l'ensemble des informations transmises, dont la date exacte.
  6. L'administration peut traiter automatiquement les données structurées envoyées par formulaire et leurs annexes. Elle peut par exemple les importer dans un système de gestion d'affaires (les données structurées sous forme de métadonnées et les documents sous forme de pièces justificatives).
  7. Les processus d'autorisation en vigueur dans l'administration fédérale devraient encourager les saisies électroniques, d'autant qu'il s'agit en général de données traitées par formulaire.

Qui a mis au point OSIS-BV?  A partir de quel moment les administrations peuvent-elles l'utiliser?

L'Office fédéral de la Justice a élaboré le client OSIS-BV standard pour ses propres besoins et l'utilise depuis début 2011. Dès lors, les organismes fédéraux peuvent en tout temps recourir à cet outil, en le personnalisant avec leur nom et leur logo. Lorsque le client ne demande pas des modifications dans les processus gérés par formulaire, deux jours de travail suffisent pour l'installation, les adaptations des données en fonction du client, la connexion au compte de messagerie collectif et les tests.

Si la version standard ne couvre pas tous ses besoins, une autorité peut faire adapter les formulaires et par exemple introduire de nouveaux champs pour saisir des données supplémentaires. Elle peut aussi demander la création de plusieurs formulaires différents dont les données sont ensuite distribuées à une ou plusieurs boîtes aux lettres collectives. Les informations saisies peuvent également être transmises à une adresse de courriel existante (par exemple registratur@amt.admin.ch), à condition qu'un certificat de cryptage de l'AdminPKI valide ait été commandé et installé.

Paiement en ligne - Compatibilité avec le système Open eGov PayGov

OSIS-BV peut utilisé en combinaison avec la caisse électronique d'Open eGov, le système PayGov ou directement avec le système plus complexe Adminpay de la Poste. Le système PayGov permet aux usagers de verser une avance à l'administration et de recevoir un reçu signé électroniquement. Une fois importé dans OSIS-BV, ce reçu fait office de justificatif de paiement. Les versements ainsi effectués sont ensuite reversés à l'administration sur la base d'un contrat avec la Poste Suisse.

Pour plus d'informations sur OSIS-BV :


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