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Application de l'ordonnance sur la communication électronique

Sommaire

Cadre juridique

Selon les dispositions de l'ordonnance sur la communication électronique entrée en vigueur le 1er janvier 2011, un office de l'administration fédérale doit au minimum disposer de l'infrastructure décrite ci-dessous.

Exigences techniques

Réception de communications électroniques

Les éléments suivants sont nécessaires pour assurer la réception de données électroniques :

  1. Une boîte aux lettres collective au nom de eingabe@amt.admin.ch muni d'un certificat de cryptage (il est possible d'utiliser une boîte aux lettres collective existante comme registratur@amt.admin.ch).

    La boîte aux lettres collective doit être commandée auprès de l'OFIT, le certificat de cryptage correspondant auprès de l'AdminPKI de l'OFIT (voir aussi Certificats A de l'AdminPKI).

  2. Un client OSIS BV et / ou un compte sur une plate-forme de messagerie (privée) reconnue (PrivaSphere ou IncaMail)

    Le système OSIS-BV a été développé par l'entreprise bernoise Glue Software Engineering pour l'Office fédéral de la justice. Il est exploité sur la plate-forme d'exploitation Open eGov pour le compte de l'Office fédéral de la justice.
     
    L'OFIT n'a pas encore décidé s'il proposerait une solution "paquet". Pour l'heure, les offices qui souhaitent mettre en place un client OSIS- BV peuvent s'adresser à urspaul.holenstein@bj.admin.ch ou contacter directement Glue Software Engineering AG (metz@glue.ch). Les frais d'installation pour un client standard OSIS BV, frais d'entretien pour la première année inclus, ne devraient pas excéder 5000 CHF.

  3. Le service Service Open eGov Validator,  mis au point par l'Office fédéral de la Justice et exploité en son nom sur la plate-forme Open eGov (client qualifié), permet de contrôler la signature qualifiée des documents entrants.

A l'heure actuelle, on ne sait pas encore si l'AdminPKI de l'OFIT proposera aux offices de l'administration fédérale une solution "paquet" comprenant l'ouverture de la boîte aux lettres eingabe@amt.admin.ch, le certificat de cryptage, la création d'un client OSIS-BV et / ou l'ouverture d'un compte sur une plate-forme de messagerie reconnue (privée).

Comme l'OFIT intègre en ce moment les services Open eGov dans son environnement opérationnel, il pourrait mettre le système OSIS-BV à la disposition des offices à partir de 2012.

Communication de notifications formelles

Différents éléments sont nécessaires pour la création et la notification formelle de décisions signées numériquement ainsi que de copies électroniques certifiées de décisions notifiées sur papier.

  • Un certificat de signature qualifié est indispensable pour  que la copie scannée (PDF/A) d'une décision rendue et signée sous forme papier puisse être certifiée par une signature qualifiée.
    Lorsque les décisions sont créées directement au format électronique puis signées par les collaborateurs, les signataires légalement autorisés doivent être équipés de certificats qualifiés. 
     


Les certificats de signature nécessaires peuvent être obtenus auprès de l'AdminPKI à l'OFIT, voir également Certificats de classe A de l'AdminPKI A.

  • Tous les certificats qualifiés proposés par les fournisseurs de services de certification suisses, dont ceux de l'AdminPKI, sont livrés sur des cartes Siemens. Toutefois l'administration fédérale dispose généralement du middleware pour les cartes DataKey. L'utilisation des certificats qualifiés nécessite donc l'installation de la Siemens Card API (middleware pour la communication avec la carte de signature) et donc, si ce n'est déjà fait, d'un lecteur de carte et du logiciel correspondant.
  • Un convertisseur standard tel que Adobe (Acrobat) Elements d'Office 2003 ou Office 2007 permet de créer des documents PDF et PDF/A à partir de fichiers électroniques. Les documents sur papier peuvent également être transformés dans les mêmes formats en les scannant par exemple avec une imprimante multi-fonction récente.
    Pour signer le document PDF à l'aide de la carte de signature mentionnée au point 1, l'utilisateur doit disposer d'un logiciel de signature comme Open eGov LocalSigner (freeware, gratuit).

Des packs d'installation Columbus (middleware Siemens et LocalSigner 2.5x) sont disponibles depuis janvier 2011 pour les départements et offices qui retirent leurs prestations informatiques auprès de l'OFIT. Pour plus d'informations sur LocalSigner ou concernant les packs d'installation pour les départements qui ne dépendent pas de l'OFIT, veuillez consulter le Wiki LocalSigner et la page d'administration du Wiki LocalSigner.

  • Les notifications formelles nécessitent un compte auprès d'une plate-forme de messagerie reconnue (privée) (PrivaSphere ou IncaMail) utilisant l'adresse de boîte aux lettres collective eingabe@amt.admin.ch.

Conclusion et informations complémentaires

Idéalement, un office dispose d'un client OSIS-BV accessible par un lien direct disponible sur son site internet et d'un compte auprès d'une plate-forme de messagerie (privée) reconnue. Les utilisateurs qui disposent eux aussi d'un compte sur une telle plate-forme peuvent ainsi joindre cette administration.
Les notifications électroniques formelles sont transmises aux utilisateurs inscrits sur la plate-forme de messagerie via le compte de l'administration. Ce compte permet également d'envoyer des notifications sécurisées à des utilisateurs qui ne sont pas inscrits sur la plate-forme. Les communications sont alors encodées et disponibles via un code d'accès connu des deux parties.

L'Office fédéral de la justice a fait développer un mécanisme qui permet, sur demande, d'utiliser le certificat de cryptage de la  boîtes aux lettres collective pour crypter les demandes arrivant sur le compte PrivaSphere de l'administration et les transférer vers la boîte collective dans laquelle arrivent déjà les notifications transmises via un client OSIS-BV de l'administration. L'office concerné reçoit ainsi tous les messages dans une seule boîte collective et peut les traiter par Outlook . Pour l'heure, la plate-forme de messagerie IncaMail ne propose pas une fonction push similaire.

Bien entendu, il est nécessaire de former les collaborateurs qui utilisent les cartes de signature et logiciels de signature et doivent envoyer des notifications formelles via les plates-formes de messagerie. Cette formation doit aussi aborder la question du stockage des documents et et des reçus (sortants et entrants) dans le système de gestion des affaires.

L'USIC projette de proposer une formation aux personnes impliquées dans la mise en place de l'infrastructure d'un office (des informations détaillées seront fournies ultérieurement, veuillez contacter willy.mueller@isb.admin.ch de l'USIC pour en savoir plus).

Une meilleure intégration des différentes étapes doit permettre à l'avenir d'optimiser et de simplifier les processus. La solution actuelle s'inscrit dans la philosophie du système eGov Open: mettre en place des modules de solutions le plus tôt possible, générer des avancées utiles et tirer parti de l'avis des utilisateurs pour réaliser les étapes suivantes.